Opis usług z obszaru zarządzania alokacją i cenami towaru oferowanych przez BinCode

Audyt zakupów

Firmy handlowe i produkcyjne w ramach swojego działania muszą nabywać surowce do produkcji bądź towary handlowe. Najważniejszym celem skutecznego systemu zakupów jest nabywanie surowców i/lub towarów w ilości odpowiedniej do potrzeb prowadzonego biznesu, w najniższej możliwej cenie przy zachowaniu wymaganej przez politykę firmową jakości oraz w sposób zapewniający dostępność zasobów w odpowiednim momencie.

Audyty zakupów prowadzone przez różne firmy dotyczą wielu obszarów realizacji zamówień u dostawców, takich jak analizy zawartych umów, przejrzystość przetargów (jeśli wymaga tego prawo), poprawność strategii zakupowej zgodnie z macierzą Kraljica, poszukiwanie i porównania dostępności analogicznych bądź substytucyjnych towarów w niższej cenie czy wyższej jakości niż obecnie kupowane, prawnych skutków dostaw niezgodnych z zamówieniami, gwarancji i rękojmi na dostarczane towary czy wielu innych.

Zakres oferty

Audyt zakupów prowadzony przez naszą firmę obejmuje obszary związane z zapewnieniem dostępności kupowanych produktów w odpowiednim momencie, odpowiedniej ilości i przy najniższych możliwych kosztach dla wybranych dostawców. Pozwala on sprawdzić, czy ryzyko zatrzymania produkcji bądź pojawienia się sprzedaży utraconej ze względu na brak surowców bądź towarów handlowych jest odpowiednio niskie, a marża handlowa odpowiednio wysoka. Uwzględnia on również takie kwestie jak poprawne wiekowanie zapasów czy inne kwestie związane z ewentualnymi kosztami nadmiernych zapasów.

Proponowany zakres audytu zakupów obejmuje sprawdzenie następujących obszarów i procesów:

  • zapoznanie się z obowiązującą firmową polityką zakupów (ewentualnie zgodność z formalnymi modelami SCM), badanie umiejscowienia działu zakupów w strukturze firmy, dyskusja w przypadku deklaracji oczekiwanych zmian w tym obszarze
  • analiza narzędzi służących do składania zamówień zakupów (proste raporty czy specjalistyczne oprogramowanie)
  • kontrola poprawności wyznaczania zapotrzebowania na zamawiane produkty (prognoza zapotrzebowania czy sprzedaży, budżety, analiza ABC/XYZ, rezerwacje produkcyjne bądź sprzedażowe, właściwe rozwiązywanie konfliktów bądź nakładających się zamówień, alokacja towaru pomiędzy różnymi lokalizacjami tej samej firmy)
  • prześwietlenie procedur pod kątem wyboru optymalnej wielkości zamówienia (cena zakupu vs. dodatkowe koszty zakupowe, mrożenie kapitału w towarze, koszty magazynowania)
  • sprawdzenie sposobów zarządzania zmieniającymi się informacjami takimi jak: zmiany czasów dostaw, minima logistyczne, minimalne wielkości zamówień, wielkości opakowań zbiorczych i innych wpływających na cenę bądź czas dostawy
  • weryfikacja procedur pod kątem zmian indeksów (zamienniki i zastępniki zarówno po stronie dostawcy jak i odbiorcy)
  • kontrola sposobu śledzenia zamówień (sprawdzenie czy i jak obniżane jest ryzyko braku terminowej dostawy)
  • inspekcja wskaźników KPI służących do weryfikacji poprawności realizacji zamówień (np. OTIF)
  • analiza procedur awaryjnych w przypadku braku lub opóźnienia dostaw
  • sprawdzenie formalnych aspektów działań zakupowych (czy są odpowiednio opisane, czy zmiany są właściwie rejestrowane, jak przekazywane są informacje operacyjne między pracownikami)

Dostawcą usługi jest firma doradztwa logistycznego BinCode. Dokładny zakres audytu jest ustalany z każdym klientem indywidualnie.

Korzyści dla klienta

Celem audytu zakupów jest usprawnienie funkcjonowania procesu zakupów poprzez między innymi:

  • wnioski z analizy i wskazanie obszarów wymagających usprawnienia
  • rekomendacje szczegółowych zmian poprawiających efektywność zakupów (w szczególności skutkujących poprawą marży i spadkiem ryzyka braku towarów)
  • uporządkowanie istniejących procedur (w tym likwidacja tych zbędnych) oraz projekty brakujących
  • sugestie inicjatyw długoterminowych dzięki którym możliwe będzie trwałe doskonalenie procesów

Zapraszamy do kontaktu celem uzgodnienia szczegółowego zakresu audytu.