Opis usług z obszaru minimalizacji kosztów zapasów oraz zarządzania alokacją i cenami towaru oferowanych przez BinCode

Audyt zakupów

Uwaga: Audyt nie obejmuje kwestii formalno-prawnych typu: "wskazanie sposobu wyboru najlepszej oferty", "poprawność udokumentowania uzasadnienie wyboru oferty", "regulamin działania komisji przetargowej", "zgodność postępowania z procedurami PZP" i podobnymi kwestiami.

Firmy handlowe i produkcyjne w ramach swojego działania muszą nabywać surowce do produkcji bądź towary handlowe. Najważniejszym celem skutecznego systemu zakupów jest nabywanie surowców i/lub towarów w ilości odpowiedniej do potrzeb prowadzonego biznesu, w najniższej możliwej cenie przy zachowaniu wymaganej przez politykę firmową jakości oraz w sposób zapewniający dostępność zasobów w odpowiednim momencie.

Audyty zakupów prowadzone przez różne firmy dotyczą wielu obszarów realizacji zamówień u dostawców, takich jak analizy zawartych umów, przejrzystość przetargów (jeśli wymaga tego prawo), poprawność strategii zakupowej zgodnie z macierzą Kraljica, poszukiwanie i porównania dostępności analogicznych bądź substytucyjnych towarów w niższej cenie czy wyższej jakości niż obecnie kupowane, prawnych skutków dostaw niezgodnych z zamówieniami, gwarancji i rękojmi na dostarczane towary czy wielu innych.

Zakres oferty

Audyt zakupów prowadzony przez naszą firmę obejmuje obszary związane z zapewnieniem dostępności kupowanych produktów w odpowiednim momencie, odpowiedniej ilości i przy najniższych możliwych kosztach. Pozwala on sprawdzić, czy ryzyko zatrzymania produkcji bądź pojawienia się sprzedaży utraconej ze względu na brak surowców bądź towarów handlowych jest odpowiednio niskie, a marża handlowa odpowiednio wysoka. Uwzględnia on również takie kwestie jak poprawne wiekowanie zapasów czy inne kwestie związane z ewentualnymi kosztami nadmiernych zapasów.

Proponowany zakres audytu zakupów obejmuje sprawdzenie następujących obszarów i procesów:

  • zapoznanie się z obowiązującą firmową polityką zakupów (ewentualnie zgodność z formalnymi modelami SCM), badanie umiejscowienia działu zakupów w strukturze firmy, dyskusja w przypadku deklaracji oczekiwanych zmian w tym obszarze
  • analiza narzędzi służących do składania zamówień zakupów (proste raporty czy specjalistyczne oprogramowanie)
  • kontrola poprawności wyznaczania zapotrzebowania na zamawiane produkty (prognoza zapotrzebowania czy sprzedaży, budżety, analiza ABC/XYZ, rezerwacje produkcyjne bądź sprzedażowe, właściwe rozwiązywanie konfliktów bądź nakładających się zamówień, alokacja towaru pomiędzy różnymi lokalizacjami tej samej firmy)
  • prześwietlenie procedur pod kątem wyboru optymalnej wielkości zamówienia (cena zakupu vs. dodatkowe koszty zakupowe, mrożenie kapitału w towarze, koszty magazynowania)
  • sprawdzenie sposobów zarządzania zmieniającymi się informacjami takimi jak: zmiany czasów dostaw, minima logistyczne, minimalne wielkości zamówień, wielkości opakowań zbiorczych i innych wpływających na cenę bądź czas dostawy
  • weryfikacja procedur pod kątem zmian indeksów (zamienniki i zastępniki zarówno po stronie dostawcy jak i odbiorcy)
  • kontrola sposobu śledzenia zamówień (sprawdzenie czy i jak obniżane jest ryzyko braku terminowej dostawy)
  • inspekcja wskaźników KPI służących do weryfikacji poprawności realizacji zamówień (np. OTIF)
  • analiza procedur awaryjnych w przypadku braku lub opóźnienia dostaw
  • sprawdzenie formalnych aspektów działań zakupowych (czy mogą wpłynąć negatywnie na proces zarządzania zapasami surowców)

Dostawcą usługi jest firma doradztwa logistycznego BinCode. Dokładny zakres audytu jest ustalany z każdym klientem indywidualnie.

Korzyści dla klienta

Celem audytu zakupów jest usprawnienie funkcjonowania procesu zakupów poprzez między innymi:

  • wnioski z analizy i wskazanie obszarów wymagających usprawnienia
  • rekomendacje szczegółowych zmian poprawiających efektywność zakupów (w szczególności skutkujących poprawą marży i spadkiem ryzyka braku towarów)
  • uporządkowanie istniejących procedur (w tym likwidacja tych zbędnych) oraz projekty brakujących
  • sugestie inicjatyw długoterminowych dzięki którym możliwe będzie trwałe doskonalenie procesów

Zapraszamy do kontaktu celem uzgodnienia szczegółowego zakresu audytu.