Publikacje firmowe

Zarządzanie zapasami: minimalizacja kosztów zapasów

Zapasy to w firmie handlowo-dystrybucyjnej wszystkie towary handlowe znajdujące się w magazynach oraz sieci dystrybucji zakupione (bez względu kiedy dokonano ich nabycia) celem ich sprzedaży w ramach działalności biznesowej.

Wskaźnik rotacji zapasów

Wskaźnik rotacji zapasów to jeden ze współczynników pozwalających na zagregowaną ocenę efektywności zarządzania zapasami. Pozwala oszacować, ile razy w ciągu ostatniego roku dana firma odnawiała swoje zapasy. Niższy poziom tego wskaźnika oznacza nadmierne zapasy, natomiast wyższy oznacza, że zapasy wystarczają na krótszy okres (i jest to wartość pożądana). Wskaźnik ten wyrażany jest w niemianowanej formie liczbowej jako iloraz wartości sprzedaży (w cenach zakupu) i wartości zapasów ewentualnie jako iloraz ilości sprzedanego towaru i zapasu liczonego w sztukach (dla pojedynczego indeksu towarowego).

Istnieje też bardzo podobna miara wyrażona w dniach (zwana też rotacją), która mówi o tym, ile dni potrzeba, żeby sprzedać posiadane zapasy. Dla tego wskaźnika zależność jest odwrotna niż w przypadku wcześniej opisanego wskaźnika rotacji tzn. im niższa wartość tym lepiej (tym szybciej sprzedaje się zapasy). Wskaźnik rotacji częściej używa się do analizy całego magazynu bądź grup towarowych a prostą rotację do pojedynczych indeksów.

Ocena wskaźnika rotacji

Wskaźnik rotacji zapasów nie posiada ogólnie przyjętej wartości odniesienia (tzw. benchmarku), która pozwoliłaby jednoznacznie stwierdzić, czy jego wartość jest korzystna, czy niekorzystna. Ocena zależy od wielu czynników np. od branży czy kosztów ogólnych przedsiębiorstwa. Najczęściej stosuje się analizę porównawczą, czyli porównanie jego wartości do poprzednich okresów, do jego wartości w analogicznym okresie roku ubiegłego czy też odniesienie bieżącej wartości wskaźnika pojedynczych indeksów towarowych do wskaźnika dla wszystkich zapasów.

Jak wcześniej wspomniano wskaźnik rotacji zapasów jest jednym ze wskaźników pozwalającym na ocenę efektywności zarządzania zapasami. Jednak nie może być analizowany samodzielnie, gdyż traktowany jako jedyny wskaźnik może zafałszować ocenę firmy. Szybsza wymiana zapasów może zostać zainicjowana przez zbyt agresywną akcję promocyjną, która co prawda poprawi wartość omawianego wskaźnika, ale znacznie pogorszy marżowość sprzedaży. Istnieją również metody sztucznego poprawiania wskaźnika rotacji poprzez przeszacowanie kosztów zapasów przeterminowanych, co można zauważyć w bilansie w odchyleniach wyceny zapasów.

Wiekowanie zapasów

Uzupełniającą do wskaźnika rotacji metodą określenia poprawności struktury zapasów jest tzw. wiekowanie zapasów. Metoda ta polega na określeniu na dzień analizy wielkości zapasu dla dostaw, które odbyły się w określonych przedziałach czasowych licząc od dnia analizy wstecz. Określając wartość zapasu np. dla okresów 0-30, 30-90, 90-180, 180-360 i więcej niż 360 dni wstecz można zaobserwować nieprawidłowości w strukturze zapasów i podjąć decyzje o konieczności wykonania z wyprzedzeniem odpowiednich działań.

Jak poprawić strukturę zapasów?

Klasyczną metodą poprawiającą strukturę zapasów jest wykonywanie wszelkiego rodzaju akcji promocyjnych np. stosowanie rozsądnych i wyważonych przecen przy najniższym potrzebnym do tego spadku marży. Akcje te powinno przeprowadzać się regularnie, a wyzwalaczem powinno być np. przekraczanie przez wskaźniki rotacji poziomów krytycznych. Warto też przeprowadzać „czyszczenie magazynów” z towarów bardzo wolnorotujących, czyli wyprzedać (nawet w cenie porównywalnej do kosztów zakupu) towary zalegające w magazynie od wielu miesięcy, a czasem lat. Czyszczenie magazynów nie powinno być akcją jednorazową lecz powinno się je wprowadzić do regularnych działań powtarzanych w sensownie krótkich odstępach czasu.

Istnieją również inne sposoby zwiększania sprzedaży jak choćby bazujące na Visual Merchandisingu, czyli jak zaprezentować klientowi produkty, na których sprzedaży zależy nam najbardziej. VM czy inne podobne metody bardzo trudno poddają się jednak analizom ze względu na fakt, że nawet bardzo podobnie urządzone sklepy (sformatowane) różnią się jednak od siebie oraz znajdują się w różnym otoczeniu, które może zakłócić odbiór najlepiej nawet przygotowanej prezentacji towaru.

Inną kwestią mającą wpływ na zarządzanie zapasami jest takie zaplanowanie przyszłego budżetu (planu zakupów) aby wskaźniki rotacji uległy poprawie niejako z założenia. Oczywiście trudno przewidzieć, który produkt będzie sprzedawał się gorzej i go nie kupować. Można jednak ograniczyć szerokość asortymentu w tych grupach towarowych, które sprzedają się najsłabiej. Należy jednak uważać, żeby nie przesadzić z tym ograniczeniem. Neville Stein, który specjalizuje się w poprawie wskaźników rotacji w brytyjskim biznesie ogrodniczym zwraca uwagę na to, że cześć towarów mimo słabej sprzedaży musi być dostępna w ofercie, gdyż klientów przyciąga jej różnorodność i potencjalna możliwość zakupu rzadziej spotykanych gatunków roślin, nawet gdy docelowo kończy się na standardowych zakupach. Podobnie jest w innych branżach np. branży fashion czy też w branży komputerowej. Istnieje wiele towarów sprzedających się dość rzadko, bez których nie można jednak wyobrazić sobie w pełni zatowarowanego sklepu.

Procesy logistyczne a rotacja

Opisywane wcześniej czyszczenie magazynu może być pewnym przyczynkiem do przyspieszenia procesów logistycznych, co również pozytywnie wpływa na poprawę rotacji. Jeśli zlecenia alokacji bądź dotowarowania realizowane są sprawniej i szybciej to oznacza, że okres braku odpowiedniego towaru w sklepie jest krótszy, co minimalizuje sprzedaż utraconą.

Jednak nie tylko proste przyspieszenie procesu kompletacji w magazynie należy brać pod uwagę w działaniach poprawiających rotację towaru. W niektórych przypadkach (zwłaszcza w przypadku produkcji powstającej na Dalekim Wschodzie, gdzie towaru wyprodukowanego na zamówienie nie da się zwrócić) poprawę może przynieść zmiana strategii zatowarowania sklepów z Pull na Push. W strategii Push to centrala ma szansę wypchnąć choć część wolniej rotujących towarów do sklepów i choćby częściowo zainicjować ich sprzedaż. Warto jednak pamiętać, że ta metoda sprawdza się tylko w niektórych przypadkach.

Innym sposobem na poprawę rotacji jest zmiana częstotliwości dostaw i wielkości dostarczanych partii towaru. W produktach masowych (np. większość żywności o dłuższym terminie przydatności) do sklepu można dostarczać np. 1000 sztuk jakiegoś produktu raz w miesiącu, bądź 300 raz w tygodniu bądź 200 dwa razy w tygodniu (nieliniowy spadek wynika ze wzrostu fluktuacji sprzedaży w miarę skracania czasu wyznaczania poziomu minimalnego zapasu). Jeśli firma posiada dużą liczbę sklepów może to w pewien sposób ograniczyć wielkość koniecznych zapasów w magazynie centralnym. Należy jednak pamiętać, że spadek wielkości partii dostaw może wygenerować wzrost kosztów transportu bądź kosztów obsługi dostawy (kompletacja w magazynie i rozłożenie towaru na półkach w sklepach). Podobny efekt można osiągnąć przez scalanie centrów dystrybucyjnych. Zapas dla całej sieci sklepów w jednym centrum może być mniejszy, niż zapas rozbity na kilka magazynów (jest to tzw. efekt dywersyfikacji ryzyka prognozy sprzedaży). Tu jednak również należy pamiętać o możliwym wzroście kosztów transportu związanym z wydłużeniem tras dostaw.

Podsumowanie

Istnieje wiele rodzajów działań, które mogą wpłynąć na minimalizację kosztówy zapasów począwszy od lepszego planowania produkcji czy zakupów, przez zwiększenie efektywności działań logistycznych (zapewnienie szybszego przepływu towaru i zminimalizowanie niepotrzebnych buforów zapasów), a na działaniach sprzedażowych i marketingowych kończąc. Jednakże, jak w każdym innym procesie tak i w procesie zarządzania zapasami istnieje podstawowa reguła: jeśli czegoś nie mierzysz, to znaczy, że tym nie zarządzasz. Wiele osób ogranicza swoje „patrzenie na zapasy” wyłącznie do mierzenia wskaźnika rotacji. Zachęcamy jednak do wykorzystania możliwości jakie daje pogłębiona analiza wiekowania zapasów – w pewnym sensie można ją nazwać „systemem wczesnego ostrzegania”. Dzięki temu można lepiej przygotować się do ewentualnych nadchodzących problemów.