Publikacje firmowe

Zarządzanie zapasami: podział na kanały sprzedaży

Poruszymy tutaj temat, który w różnej formie i różnych konfiguracjach można zaobserwować w niektórych firmach dystrybucyjno-handlowych, a mianowicie podział (rezerwacja) posiadanego zapasu magazynowego pod potrzeby poszczególnych kanałów sprzedaży.

Zasada dziel i rządź znana jest w polityce od wieków, natomiast należy się zastanowić, czy implementacja tej reguły jest zasadna w obszarze zarządzania zapasami, a jeśli tak, to kiedy.

Jeden vs. wiele produktów

Zdefiniujmy przypadek o którym mówimy. Pojawia się on wtedy, kiedy ten sam produkt (ta sama grupa towarów) jest sprzedawana w różnych kanałach dystrybucyjnych. Co mamy na myśli mówiąc "ten sam produkt"? Wyobraźmy sobie przykładowo, że mamy artykuł przeznaczony zarówno na rynek Polski jak i za granicę np. na teren Niemiec. Jeśli produkt ma etykietę wielojęzyczną i może być skierowany do sprzedaży w różnych krajach, to mamy do czynienia z tym samym produktem (nierozróżnialnym fizycznie). Jeżeli jednak mamy osobne wersje opakowań w języku polskim i w języku niemieckim, to mamy do czynienia z dwoma różnymi produktami, ponieważ nie mogą być one zamiennie skierowane z jednego kanału sprzedaży (Polska) do drugiego (Niemcy). Warto zwrócić uwagę, że dążenie do uniwersalności produktu może podnieść koszty produkcji i konfekcjonowania, ale obniżyć koszty nadmiernych stocków i dystrybucji.

O jakim podziale więc mówimy? To co możemy zaobserwować stykając się z różnymi firmami dystrybucyjno-handlowymi to przykładowo wydzielenie części zapasu (rezerwacja) dla przedstawicieli handlowych osobno i dla telemarketerów osobno, albo wydzielenie części zapasu wyłącznie pod sprzedaż w sklepie internetowym czy podział zapasu na potrzeby sieci sklepów własnych i franczyzowych, albo rezerwacja towaru dla wybranych klientów B2B itp.

Podział zapasów

Zanim powiemy o przyczynach tego typu podziałów zapasu trzeba sobie jasno i wyraźnie powiedzieć: każdy podział (rezerwacja) zapasu pod potrzeby jakiegoś kanału sprzedaży skutkuje utraconą sprzedażą. Dlaczego? Ponieważ ograniczamy dostęp do tego zapasu dla innych kanałów sprzedaży. Przy czym zaznaczamy wyraźnie, że mówimy tu o sprzedaży, a nie o rozdawaniu towaru np. w komis. Jeśli ze strony klientów istnieje potrzeba zakupowa w kanale A (popyt na dany asortyment, konieczność uzupełnienia towaru w sklepie), a towar mamy zarezerwowany dla kanału B, w którym w danym momencie taka potrzeba nie występuje, to mamy utraconą sprzedaż w kanale A mając nadzieję, że w przyszłości sprzedamy ten towar w kanale B. Przy czym nie zawsze ta nadzieja się spełnia.

Przyczyny tego typu podziałów są różnorodne, ale można zasadniczo mówić o dwóch grupach przyczyn leżących u podstaw: decyzje biznesowe i decyzje wynikające z organizacji firmy. Wyobraźmy sobie, że nasza firma działająca na rynku B2B ma podpisaną umowę z jednym/grupą wybranych kontrahentów zobowiązującą nas do zapewnienia dostępności produktu na jakimś poziomie w określonym przedziale czasu. Wówczas rezerwacja towaru (wydzielenie części zapasu) jest czymś naturalnym i wynikającym z umów handlowych (nie wchodzimy w dywagacje czy umowa jest napisana z sensem czy też nie – jest i obowiązuje).

Błędy w zarządzaniu zapasami

Innym przypadkiem jest wydzielenie części zapasu pod sprzedaż internetową (np. w Allegro). Nie chcąc się narazić na negatywne opinie w przypadku braku dostępności towaru podejmowane są często decyzje o wydzielenie osobnego magazynu/zapasu pod sprzedaż B2C. Czy takie działanie jest uzasadnione? W naszej opinii: NIE! Zarówno takie działanie, jak i działania typu osobny magazyn/zapas dla przedstawicieli handlowych i osobny dla sprzedaży telemarketerów lub osobny zapas na potrzeby alokacji towaru w sklepach własnych i franczyzowych są przejawami słabości firmy dystrybucyjnej. Zamiast zaprojektować procesy logistyczne, które efektywnie poradzą sobie z zarządzaniem zapasami, firma idzie pozornie po najmniejszej linii oporu dzieląc dostawy tak, by uniknąć bieżących problemów organizacyjnych. Ta pozorna ucieczka od bieżących kłopotów w tym zakresie tworzy jednocześnie negatywne konsekwencje w innych obszarach (utracona sprzedaż, pozostały nadmiarowy niesprzedany zapas towaru po okresie jego przydatności, wysokie koszty zarządzania magazynem itp.) tylko dlatego, że nie potrafiliśmy poradzić sobie z właściwym zarządzaniem zapasami czy przepływem informacji z nim związanym.

Warto pamiętać, że błędy w zarządzaniu zapasami mogą wynikać też z braków w obszarze informatycznym. Przyczyny leżą czasami w złej specyfikacji systemu WMS, jego niewłaściwym wdrożeniu czy niepoprawnej integracji z systemem ERP. U źródeł takiego zachowania leży wtedy brak świadomości, że informatyka w firmach z rozbudowaną logistyką stanowi często istotny czynnik przewagi konkurencyjnej.

Podsumowanie

Bez względu na to gdzie kryje się źródło sztywnego podziału zapasów na różne kanały sprzedaży efekty są dla firmy negatywne. Jest to najczęściej utracona sprzedaż i związane z tym niesprzedany towar w chwili gdy zestarzeje się fizycznie bądź moralnie bądź konieczność nieplanowanych akcji promocyjnych i utrata marży. Dodatkowo często nakładają się na to wyższe koszty magazynowe (zapotrzebowanie na większą powierzchnię składowania czy dłuższy czas rozkładania i kompletacji). Rekomendujemy rezygnację z takiego sposobu zarządzania zapasami gdzie tylko jest to możliwe.